Aiuta la scuola a organizzare il lavoro e a decidere in anticipo chi prepara, controlla e archivia i documenti.
Guida per dirigenti e referenti
Come organizzare il Collegio dei docenti con CollegioCloud
Questa pagina è un modello pratico da adattare alle regole della scuola. Spiega chi fa che cosa e quali documenti controllare prima, durante e dopo una seduta. Non è necessario conoscere aspetti tecnici: la piattaforma accompagna gli utenti passo dopo passo.
Voto segreto: quando serve, CollegioCloud usa Belenios, un'urna elettronica professionale che protegge le schede con la crittografia e separa il votante dalla sua scelta. La scuola non deve accedere a un'altra console o gestire credenziali tecniche.
La scuola può adattare il modello alle proprie esigenze e confrontarsi con il proprio referente privacy quando necessario.
Scarica esempio DOCXLe decisioni da prendere nella scuola
Convocazione digitale
Stabilire chi prepara la seduta, l'ordine del giorno, la convocazione e gli allegati.
Presenza e codice aula
Spiegare ai docenti come confermare la presenza e come chiedere aiuto in caso di difficoltà.
GPS soft
Indicare se e come la scuola usa i controlli aggiuntivi per confermare la regolarità della presenza.
Votazioni
Scegliere il voto palese oppure, quando necessario, il voto segreto. La preparazione e la gestione tecnica sono automatiche.
Verbale
Indicare chi rilegge il verbale, chi lo approva e dove viene conservato il PDF finale.
Conservazione
Stabilire dove conservare il fascicolo della seduta, gli allegati, il registro presenze e i risultati.
Che cosa resta sotto il controllo della scuola
CollegioCloud prepara documenti e registrazioni della seduta. La scuola controlla che i dati siano corretti, decide le proprie regole organizzative, approva il verbale e conserva il fascicolo secondo le proprie modalità. L'integrazione Belenios aggiunge un voto segreto verificabile senza richiedere attività tecniche alla scuola.
Domande frequenti sulla procedura
Perché serve una procedura interna?
Una procedura interna chiarisce responsabilità, passaggi operativi e verifiche finali, evitando che lo strumento tecnico venga confuso con una validazione automatica degli atti.
La procedura deve essere uguale per tutte le scuole?
No. Ogni istituto deve adattarla alle proprie deliberazioni, ai ruoli interni e alle modalità di gestione documentale già adottate.
Il GPS soft può bloccare presenza o voto?
Di norma il GPS soft registra un riscontro di audit e non effettua tracciamento continuo. La scuola deve definire nella procedura come leggere eventuali anomalie.
Cosa succede se un docente non riesce a usare il GPS soft?
L’evento può essere registrato come posizione non disponibile, permesso negato o riscontro non conforme. La scuola decide come trattare il caso secondo la procedura interna e le verifiche del dirigente o degli incaricati.
Chi verifica il verbale finale?
La verifica finale resta in capo agli organi e alle figure individuate dalla scuola, per esempio presidente, segretario verbalizzante o altri soggetti previsti dalla procedura interna.
Il modello di procedura può essere adattato?
Sì. Il modello è un esempio operativo: ogni scuola dovrebbe adattarlo ai propri ruoli, alle deliberazioni interne, ai canali di pubblicazione e alle modalità di conservazione già adottate.