Termini e condizioni

Termini e condizioni d’uso di CollegioCloud

1. Oggetto del servizio

CollegioCloud è una piattaforma web fornita da Adacom per supportare la gestione digitale delle riunioni collegiali e delle attività del Collegio dei Docenti.

La piattaforma consente, in base alla configurazione dell’istituto, di organizzare convocazioni, ordini del giorno, presenze, quorum, votazioni, verbali, documenti PDF, fascicoli digitali e registri delle attività.

CollegioCloud è uno strumento di supporto organizzativo e documentale. Il suo utilizzo non sostituisce gli adempimenti normativi, regolamentari, amministrativi e organizzativi di competenza dell’istituto.

2. Destinatari e perimetro del servizio

CollegioCloud è destinato principalmente a istituti scolastici non statali, incluse scuole private e scuole paritarie private, che intendono organizzare e documentare le attività del Collegio dei Docenti.

Il servizio può essere utilizzato da altri istituti o organizzazioni scolastiche previo accordo con Adacom e previa verifica dei requisiti applicabili al relativo rapporto contrattuale.

La qualificazione di scuola paritaria o lo svolgimento di un servizio pubblico non comportano automaticamente l’applicazione a ogni istituto delle regole previste per le Pubbliche Amministrazioni.

3. Qualificazione cloud e Pubblica Amministrazione

CollegioCloud è attualmente offerto come servizio SaaS destinato principalmente a istituti scolastici non statali.

I presenti Termini non costituiscono una dichiarazione di qualificazione ACN, di iscrizione al catalogo dei servizi cloud qualificati, di idoneità per la Pubblica Amministrazione o di conformità a specifiche procedure di acquisto pubblico.

Un istituto pubblico, un ente locale o altro soggetto sottoposto a regole pubblicistiche deve verificare autonomamente, prima dell’acquisto o dell’utilizzo, i requisiti normativi, tecnici, contrattuali e di approvvigionamento applicabili al proprio caso.

La medesima verifica è necessaria quando l’acquisto è effettuato tramite fondi pubblici, programmi di finanziamento, bandi o procedure che prevedano specifici requisiti di qualificazione cloud.

4. Soggetti coinvolti

Il servizio è fornito da Adacom, contattabile all’indirizzo info@adacom.it.

L’istituto che attiva il servizio è responsabile delle decisioni relative all’organizzazione delle sedute, all’individuazione degli utenti autorizzati, alle procedure interne, alla validità degli atti e ai tempi di conservazione dei documenti.

Per i trattamenti effettuati all’interno della piattaforma per conto dell’istituto, Adacom opera nei limiti e secondo le condizioni previste dall’accordo sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’articolo 28 del GDPR.

5. Attivazione dell’istituto

L’attivazione di un ambiente scolastico può essere richiesta da un referente autorizzato dell’istituto.

L’attivazione può richiedere:

• la verifica dei dati dell’istituto;
• l’identificazione del referente;
• la sottoscrizione dell’accordo sul trattamento dei dati personali;
• la designazione del primo account amministrativo;
• l’accettazione dei presenti Termini.

L’istituto è responsabile della correttezza dei dati forniti e deve comunicare tempestivamente eventuali variazioni relative al referente, agli amministratori e agli utenti autorizzati.

6. Account, ruoli e autorizzazioni

Gli account sono personali e non devono essere condivisi. Ogni utente deve custodire con cura le proprie credenziali e informare tempestivamente l’amministratore dell’istituto o Adacom in caso di sospetta compromissione.

La piattaforma prevede principalmente i seguenti ruoli:

• Superadmin: gestione tecnica e amministrativa generale della piattaforma;
• Admin: gestione dell’ambiente e degli utenti dell’istituto;
• Docente: partecipazione alle sedute, registrazione della presenza e partecipazione alle votazioni secondo le autorizzazioni previste.

I ruoli Admin e Docente possono coesistere nello stesso account. Il diritto di partecipare e votare online deriva dall’esistenza di un account attivo con ruolo Docente.

L’istituto deve revocare o sospendere senza ritardo gli account non più autorizzati, cessati o utilizzati in modo improprio.

7. Funzionalità della piattaforma

In base alla configurazione dell’istituto, agli aggiornamenti e al piano applicabile, CollegioCloud può consentire:

• la creazione e gestione delle sedute del Collegio dei Docenti;
• la predisposizione delle convocazioni;
• la gestione degli ordini del giorno;
• la registrazione delle presenze;
• il calcolo e la verifica del quorum;
• lo svolgimento di votazioni palesi;
• la gestione di votazioni segrete tramite un’urna elettronica esterna Belenios, quando l’integrazione è attiva e configurata;
• la redazione e modifica del verbale;
• la generazione di documenti PDF e fascicoli digitali;
• la registrazione degli eventi di audit e delle evidenze tecniche;
• l’importazione degli utenti Docenti tramite file CSV o XLSX;
• l’accesso tramite applicazione web progressiva installabile su dispositivi compatibili;
• l’utilizzo di autenticazione a più fattori, passkey o altri meccanismi di sicurezza disponibili.

Adacom può modificare, migliorare, sostituire o dismettere singole funzionalità, purché siano rispettati gli eventuali obblighi contrattuali applicabili.

8. Votazioni palesi e votazioni segrete

Le votazioni palesi sono gestite direttamente da CollegioCloud e possono essere associate all’account dell’utente avente diritto. L’istituto è responsabile della corretta configurazione della votazione, dell’elenco degli aventi diritto e della verifica del risultato.

Le votazioni segrete, quando disponibili, sono gestite tramite l’integrazione con Belenios e la relativa urna elettronica esterna. Le schede e le informazioni necessarie allo scrutinio sono trattate nell’ambiente Belenios; CollegioCloud conserva esclusivamente metadati, stati operativi, risultati aggregati e riferimenti necessari alla verifica e alla documentazione della seduta.

L’utilizzo del voto elettronico deve essere preceduto dalla verifica della procedura interna dell’istituto, delle responsabilità organizzative, delle condizioni di sicurezza, degli adempimenti privacy e delle eventuali disposizioni applicabili.

9. Periodo di prova e licenza

Salvo diverse condizioni comunicate per iscritto, l’istituto dispone di un periodo di prova di 90 giorni decorrente dall’attivazione dell’ambiente scolastico.

Al termine del periodo di prova, l’istituto può attivare la licenza annuale secondo le condizioni economiche comunicate da Adacom.

La licenza annuale è collegata all’istituto scolastico e può essere gestita tramite il sistema di pagamento Stripe o mediante altre modalità comunicate da Adacom. Il prezzo visualizzato nella piattaforma si intende, salvo diversa indicazione, IVA esclusa.

In caso di mancato rinnovo o mancato pagamento, l’accesso operativo può essere sospeso e l’ambiente può passare in modalità di sola lettura. In tale modalità possono restare consultabili e scaricabili i dati già presenti, mentre possono essere bloccate le operazioni di modifica, inclusa la creazione di nuove sedute e di nuovi utenti.

In caso di mancato pagamento di un rinnovo, può essere applicato un periodo tecnico di tolleranza secondo le regole della piattaforma e gli eventi ricevuti dal gestore dei pagamenti. La tolleranza non si applica necessariamente alla prima fattura non pagata e non costituisce una modifica della durata della licenza.

10. Obblighi dell’istituto e degli utenti

L’istituto e gli utenti si impegnano a:

• utilizzare la piattaforma esclusivamente per finalità lecite e coerenti con l’attività dell’istituto;
• inserire dati corretti, pertinenti e aggiornati;
• non condividere account, password, codici di autenticazione o passkey;
• non tentare di aggirare i controlli di sicurezza o i limiti di autorizzazione;
• non introdurre codice, contenuti o file dannosi;
• non accedere ai dati di altri istituti o utenti senza autorizzazione;
• verificare i documenti prodotti dalla piattaforma prima del loro utilizzo ufficiale;
• adottare e mantenere proprie procedure interne per convocazioni, presenze, votazioni, verbalizzazione e conservazione.

11. Documenti, verbali e conservazione

I documenti generati da CollegioCloud, inclusi verbali, registri, report, PDF e fascicoli digitali, devono essere verificati dall’istituto prima della loro approvazione o archiviazione.

La piattaforma può produrre impronte, manifest, registri di audit ed evidenze tecniche per agevolare la verificabilità delle operazioni.

Tali strumenti non equivalgono automaticamente a una firma elettronica qualificata, a una marca temporale qualificata o a un servizio di conservazione digitale a norma.

L’istituto resta responsabile della sottoscrizione, protocollazione, conservazione e successiva gestione dei documenti secondo le proprie procedure e gli obblighi applicabili.

12. Privacy e sicurezza

Il trattamento dei dati personali è disciplinato dall’informativa privacy applicabile all’istituto e dall’accordo sul trattamento dei dati personali eventualmente sottoscritto con Adacom.

Per i dati trattati all’interno della piattaforma, l’istituto opera quale titolare del trattamento. Adacom opera quale responsabile del trattamento limitatamente alle attività tecniche necessarie all’erogazione, manutenzione, sicurezza e supporto del servizio.

L’istituto deve limitare i dati inseriti a quelli necessari per le finalità perseguite, definire i tempi di conservazione e fornire agli interessati le informazioni previste dalla normativa privacy.

La piattaforma applica misure tecniche e organizzative finalizzate alla protezione degli account, alla separazione logica degli ambienti scolastici, alla tracciabilità delle operazioni e alla sicurezza delle sessioni.

13. Disponibilità, manutenzione e assistenza

Adacom adotta misure ragionevoli per mantenere il servizio disponibile e sicuro, ma non garantisce il funzionamento ininterrotto o privo di errori.

Il servizio può essere temporaneamente sospeso per manutenzione, aggiornamenti, interventi di sicurezza, guasti, indisponibilità di fornitori esterni o eventi non ragionevolmente controllabili.

L’assistenza viene fornita attraverso i canali indicati da Adacom e può essere soggetta a tempi e modalità operative comunicati separatamente.

14. Servizi di terze parti

Alcune funzionalità possono dipendere da servizi esterni, tra cui Stripe per i pagamenti, Belenios per le votazioni segrete, servizi di hosting, posta elettronica, backup o altri fornitori tecnici.

L’utilizzo di tali funzionalità può essere soggetto alle condizioni, alle informative privacy e alla disponibilità dei rispettivi fornitori.

Adacom non è responsabile dei malfunzionamenti direttamente imputabili a servizi esterni non controllati da Adacom, fatti salvi gli obblighi inderogabili previsti dalla legge e gli eventuali accordi contrattuali applicabili.

15. Proprietà intellettuale

Il software, il marchio, l’interfaccia, la documentazione, i modelli e gli elementi grafici di CollegioCloud sono protetti dalla normativa applicabile e restano nella disponibilità dei rispettivi titolari.

All’istituto viene concessa una facoltà d’uso del servizio limitata alla durata e alle condizioni dell’attivazione o della licenza.

Non sono consentiti la copia, la rivendita, la concessione a terzi, la modifica o il reverse engineering della piattaforma, salvo quanto previsto inderogabilmente dalla legge.

16. Sospensione o cessazione

Adacom può sospendere o limitare l’accesso al servizio in caso di violazione dei presenti Termini, uso illecito o abusivo, rischio per la sicurezza, mancato pagamento o necessità tecnica urgente.

L’istituto può chiedere la cessazione del servizio secondo le modalità comunicate da Adacom.

Prima della cessazione, l’istituto deve provvedere al recupero dei documenti e dei dati che intende conservare.

La cessazione del servizio non elimina gli obblighi già maturati né le responsabilità dell’istituto relative ai dati e ai documenti prodotti durante l’utilizzo.

17. Limitazione di responsabilità

Nei limiti consentiti dalla legge, Adacom non risponde delle conseguenze derivanti da:

• dati inseriti in modo errato o incompleto dagli utenti;
• condivisione o compromissione delle credenziali;
• configurazioni non corrette delle sedute o delle votazioni;
• mancata verifica dei documenti generati;
• inosservanza delle procedure interne dell’istituto;
• indisponibilità o malfunzionamento di servizi esterni;
• eventi di forza maggiore o fatti non ragionevolmente controllabili.

CollegioCloud non determina la validità giuridica delle deliberazioni e non sostituisce le valutazioni del dirigente, del coordinatore didattico, degli organi collegiali, del responsabile della protezione dei dati o degli altri soggetti competenti.

Nessuna disposizione dei presenti Termini limita la responsabilità di Adacom nei casi in cui tale limitazione sia vietata dalla legge.

18. Modifiche ai Termini

Adacom può aggiornare i presenti Termini per adeguarli a modifiche normative, tecniche, organizzative o commerciali.

La versione vigente è pubblicata nella piattaforma con il relativo numero di versione, la data di pubblicazione e l’impronta del contenuto.

In caso di modifica sostanziale, agli utenti può essere richiesta una nuova presa visione o accettazione prima di proseguire nell’utilizzo delle funzionalità soggette ai nuovi Termini.

19. Legge applicabile

I presenti Termini sono regolati dalla legge italiana, salvo l’applicazione di norme inderogabili a tutela dell’utente o dell’istituto.

Per quanto non disciplinato dai presenti Termini si applicano le disposizioni normative vigenti e gli eventuali accordi sottoscritti tra Adacom e l’istituto.

20. Contatti

Per informazioni sul servizio, sull’attivazione, sulla licenza o sull’assistenza è possibile contattare Adacom all’indirizzo info@adacom.it.

Per richieste relative ai dati personali trattati all’interno della piattaforma, l’utente deve rivolgersi in primo luogo all’istituto di appartenenza, titolare del trattamento.