Termini e condizioni

Termini e condizioni d'uso di CollegioCloud

I presenti Termini e condizioni disciplinano l'utilizzo della piattaforma CollegioCloud, resa disponibile da Adacom per supportare gli istituti scolastici italiani nella gestione digitale di sedute collegiali, presenze, votazioni, verbali e documentazione collegata.

1. Oggetto del servizio

CollegioCloud consente agli istituti scolastici di gestire, in modalità digitale, funzioni quali: anagrafica docenti, utenti e ruoli, convocazioni, ordini del giorno, sedute, rilevazione presenze, codice aula, controlli GPS soft, votazioni palesi e segrete, validazione dello scrutinio, generazione di bozze di verbale, registri presenze, esportazioni PDF e documenti collegati alla seduta.

2. Gratuità del servizio

La piattaforma è resa disponibile gratuitamente alle scuole italiane, salvo eventuali diversi accordi scritti. La gratuità non attribuisce agli utenti diritti di esclusiva, garanzie di continuità illimitata o obblighi di personalizzazione del servizio.

3. Soggetti ammessi all'uso

L'accesso è riservato agli utenti autorizzati dall'istituto scolastico di appartenenza o, nei casi previsti, approvati dagli amministratori della scuola. Ogni utente è responsabile della custodia delle proprie credenziali e dell'uso corretto del proprio account.

4. Ruoli applicativi

La piattaforma prevede ruoli con permessi differenziati, tra cui docente, scrutatore, amministratore di istituto e superadmin. Il docente può partecipare alle funzioni abilitate per la propria scuola. Lo scrutatore può supportare la validazione delle votazioni e delle operazioni di scrutinio. L'amministratore gestisce configurazioni, utenti, docenti e sedute della propria scuola. Il superadmin gestisce funzioni generali di piattaforma e configurazioni trasversali.

5. Responsabilità dell'istituto scolastico

L'istituto scolastico resta responsabile della correttezza delle informazioni inserite, della configurazione degli utenti, della composizione degli aventi diritto, della validità delle convocazioni, della gestione delle sedute, della verifica dei quorum, della regolarità delle votazioni e dell'uso dei documenti prodotti dalla piattaforma.

6. Presenze, codice aula e GPS soft

CollegioCloud può utilizzare strumenti di supporto alla rilevazione della presenza, come codice aula temporaneo, dichiarazione esplicita dell'utente, tracciamento degli eventi e controllo GPS soft, se configurato dall'istituto.

Il controllo GPS soft non costituisce tracciamento continuo della posizione. Serve solo a registrare, al momento dell'operazione prevista, se l'utente si trova entro il raggio configurato dalla scuola, fuori raggio, oppure se non ha autorizzato l'accesso alla posizione. Tali informazioni hanno funzione di supporto documentale e devono essere valutate dall'istituto secondo le proprie procedure interne.

7. Votazioni

La piattaforma può gestire votazioni palesi e votazioni segrete. Nelle votazioni palesi, il voto è associato all'utente votante secondo le regole applicative. Nelle votazioni segrete, il sistema è progettato per separare il contenuto del voto dall'identità del votante, mantenendo comunque le informazioni necessarie a verificare diritto di voto, partecipazione e integrità delle operazioni.

L'istituto resta responsabile della scelta della modalità di votazione, della formulazione dei quesiti, della correttezza della procedura e della validazione finale degli esiti.

8. Verbali, registri ed esportazioni PDF

I documenti generati dalla piattaforma, inclusi bozze di verbale, registri presenze, attestazioni, report votazioni e verbali di scrutinio, costituiscono strumenti di supporto alla verbalizzazione e all'archiviazione. Prima dell'uso ufficiale, l'istituto deve verificarne contenuto, completezza e conformità alle proprie procedure.

9. Valore documentale e limiti

CollegioCloud fornisce strumenti tecnici di registrazione, tracciamento e produzione documentale. Il valore probatorio, amministrativo o legale dei dati e dei documenti prodotti dipende dalle procedure adottate dall'istituto, dal contesto d'uso, dalla normativa applicabile e dalle verifiche effettuate dagli organi competenti.

10. Protezione dei dati personali

Per i trattamenti svolti all'interno della piattaforma, l'istituto scolastico è titolare del trattamento dei dati personali degli utenti e dei partecipanti. Adacom opera come responsabile del trattamento, nei limiti delle attività tecniche necessarie all'erogazione, manutenzione, sicurezza e supporto della piattaforma, secondo quanto previsto dall'art. 28 del GDPR e dagli accordi applicabili.

Le informative privacy specifiche sono rese disponibili agli utenti autenticati dall'istituto di appartenenza. L'informativa privacy e cookie del sito pubblico è disponibile separatamente nella pagina pubblica dedicata.

11. Sicurezza e autenticazione

Gli utenti devono utilizzare credenziali personali, mantenerle riservate e segnalare tempestivamente eventuali accessi non autorizzati. La piattaforma può prevedere misure aggiuntive, come autenticazione a due fattori, passaggi di approvazione, audit log e controlli sugli accessi.

12. Uso corretto della piattaforma

È vietato utilizzare CollegioCloud per finalità illecite, per accedere a dati di altri istituti o utenti senza autorizzazione, per alterare indebitamente presenze, votazioni, verbali o registri, oppure per compromettere sicurezza, disponibilità o integrità del servizio.

13. Disponibilità del servizio

Adacom si impegna a mantenere la piattaforma funzionante e sicura secondo criteri di ragionevole diligenza tecnica. Possono tuttavia verificarsi sospensioni, manutenzioni, aggiornamenti, indisponibilità temporanee o malfunzionamenti dovuti a cause tecniche, infrastrutturali o di forza maggiore.

14. Modifiche ai termini

Adacom può aggiornare i presenti Termini e condizioni per esigenze tecniche, organizzative, normative o evolutive della piattaforma. Ogni nuova versione pubblicata sarà tracciata dal sistema. Gli utenti autenticati dovranno accettare la nuova versione al primo accesso utile prima di continuare a utilizzare la piattaforma.

15. Contatti

Per informazioni sul servizio è possibile contattare Adacom all'indirizzo email info@adacom.it. Per richieste relative ai dati trattati dalla scuola nella piattaforma, l'utente deve rivolgersi al proprio istituto scolastico di appartenenza.