Seduta, ordine del giorno, convocazione PDF e allegati vengono preparati in un unico percorso.
Scenario operativo
Una seduta tipo: dalla convocazione al fascicolo finale.
Questo scenario usa dati dimostrativi e non fa riferimento a una scuola reale. Serve a mostrare come CollegioCloud collega convocazione, presenza, voto, verbale e archivio senza sostituire la verifica finale degli organi competenti.
Presenze, codice aula, eventuale GPS soft e votazioni restano collegati alla seduta.
Verbale, report e archivio ZIP compongono il fascicolo da verificare e conservare.
Passaggi della seduta
La convocazione può essere preparata e inviata giorni prima. Durante la seduta, i passaggi vengono svolti nell'ordine previsto dalla procedura della scuola.
- Passo 1 - Aventi diritto: l'Admin verifica e aggiorna i Docenti che partecipano alla seduta e che potranno votare, anche nell'eventuale urna Belenios.
- Passo 2 - Ordine del giorno: l'Admin inserisce i punti, gli allegati e gli eventuali quesiti di voto.
- Passo 3 - Convocazione: l'Admin genera la convocazione PDF e la pubblica nel canale previsto, anche sul registro elettronico.
- Passo 4 - Apertura: l'Admin apre i lavori e comunica il codice aula ai Docenti.
- Passo 5 - Presenze: i Docenti confermano la presenza; l'Admin controlla assenze, ritardi ed eventuali riscontri GPS soft.
- Passo 6 - Votazioni: l'Admin gestisce partecipazione, risultati e report delle votazioni collegate ai punti ODG.
- Passo 7 - Verbale e archivio: l'Admin completa la bozza e la scuola scarica fascicolo e archivio ZIP.
Ruoli e azioni
Casi di anomalia
Le anomalie non devono sparire: vanno rese visibili e valutate dagli incaricati secondo la procedura della scuola.
Docente in ritardo
La conferma tardiva resta distinguibile e può essere valutata dall'Admin prima del verbale.
GPS non disponibile
Il sistema registra l'esito del riscontro soft, senza tracciamento continuo e senza blocco automatico.
Codice aula errato
La mancata conferma può essere gestita con verifica manuale e annotazione nel registro o nel verbale.
Voto segreto tramite Belenios
Le schede vengono raccolte nell'urna esterna crittografica; CollegioCloud conserva solo dati aggregati e riferimenti di verifica. Il ciclo tecnico completo è stato collaudato con esito positivo.
Correzione verbale
La bozza resta verificabile prima della versione definitiva, così la scuola può correggere refusi o omissioni.
Prima, durante, dopo
| Fase | Cosa fa CollegioCloud | Documento prodotto | Cosa resta alla scuola |
|---|---|---|---|
| Prima | Organizza seduta, ODG, allegati, ruoli e convocazione. | Convocazione PDF e materiali collegati. | Pubblicazione, correttezza dati e procedura di convocazione. |
| Durante | Collega presenze, codice aula, GPS soft e votazioni ai punti ODG. | Registro presenze PDF e report votazioni. | Valutazione anomalie, regolarità delle operazioni e verbalizzazione. |
| Dopo | Raccoglie verbale, report, allegati e archivio ZIP in un fascicolo ordinato. | Verbale PDF, fascicolo e ZIP finale. | Approvazione, firma, conservazione e valore amministrativo degli atti. |
Che cosa resta alla scuola
Alla fine dello scenario la scuola dispone di una traccia ordinata: convocazione, ordine del giorno, registro presenze, report votazioni, verbale, allegati e archivio ZIP. CollegioCloud organizza questi elementi, ma approvazione, firma, conservazione e valore degli atti restano disciplinati dalla scuola.