Il registro elettronico può restare il canale di pubblicazione della convocazione e delle comunicazioni istituzionali.
Scelta degli strumenti
Perché email, fogli e registro elettronico non bastano per gestire tutto il Collegio dei docenti.
Email, fogli di calcolo e registro elettronico possono restare strumenti utili. CollegioCloud aggiunge un fascicolo digitale unico della seduta: convocazione PDF, presenze, votazioni, verbale, report, allegati e archivio restano collegati e verificabili.
CollegioCloud organizza i passaggi della seduta in un percorso documentale unico, dalla preparazione all'archivio.
In breve sul confronto con gli strumenti esistenti
- Email, fogli e registro elettronico possono restare utili, ma non sempre collegano tutte le evidenze della seduta.
- Il registro elettronico può restare il canale di pubblicazione della convocazione PDF.
- CollegioCloud aggiunge un fascicolo digitale unico con convocazione, presenze, votazioni, verbale, report e allegati.
- Le votazioni palesi restano collegate ai punti dell’ordine del giorno e producono report nominativi.
- La scuola mantiene responsabilità su pubblicazione, verifica, firma, conservazione e valore degli atti.
Quanto vale adottare CollegioCloud
Licenza annuale, IVA esclusa dopo una prova di 90 giorni. Il prezzo comprende l’ambiente digitale della scuola e l’uso coordinato delle funzioni per sedute, documenti e votazioni.
Organizzazione
Un percorso unico riduce duplicazioni, passaggi manuali e documenti dispersi tra email, fogli e cartelle.
Affidabilità del voto
Per il voto segreto, Belenios offre un’urna separata, cifratura, separazione tra votante e scelta e verifiche pubbliche, in coerenza con le indicazioni tecniche ministeriali per il voto elettronico.
Continuità documentale
Verbale, registri, report e archivio ZIP restano associati alla stessa seduta e sono consultabili nel tempo.
Confronto operativo
| Esigenza | Fogli di calcolo | Registro elettronico | CollegioCloud | |
|---|---|---|---|---|
| Convocazione | Invio rapido, ma tracce disperse nelle caselle. | Non è il canale naturale. | Può pubblicare o comunicare la convocazione. | Genera PDF dalla seduta e lo collega al fascicolo. |
| Ordine del giorno | Resta nel testo o negli allegati. | Può essere copiato, ma non governa il flusso. | Può informare i docenti. | Collega ODG, documenti, votazioni e verbale. |
| Presenze | Richiede conferme manuali e controlli separati. | Utile per elenchi, fragile come registro operativo. | Dipende dalle funzioni disponibili nella scuola. | Produce registro presenze con riscontri e audit. |
| Votazioni | Difficile da ricostruire e verificare. | Richiede gestione manuale degli esiti e della conservazione. | Non sempre copre votazioni collegiali strutturate. | Gestisce quesiti palesi, votanti, risultati e report nominativi. |
| Verbale e archivio | Documenti e allegati restano separati. | Richiede lavoro manuale di ricomposizione. | Può conservare comunicazioni e atti pubblicati. | Produce fascicolo ordinato e archivio ZIP. |
Il voto segreto richiede una gestione diversa
Una votazione segreta non si gestisce come un semplice sondaggio o come un foglio di calcolo. È necessario impedire che la scelta possa essere ricondotta al docente, proteggere la scheda durante la raccolta, chiudere l’urna prima dello scrutinio e conservare riscontri che permettano di verificare il risultato.
Urna separata
Belenios raccoglie e cifra le schede in un’urna distinta dalla seduta. CollegioCloud non conserva la scheda segreta e non associa docente e scelta.
Fasi controllate
Preparazione degli aventi diritto, apertura, autenticazione, chiusura, scrutinio e pubblicazione del risultato seguono una sequenza verificabile.
Indicazioni tecniche MIM
L’integrazione è progettata per supportare i requisiti tecnici di separazione, cifratura, controllo delle operazioni, verificabilità e conservazione delle evidenze richiamati dall’Allegato tecnico MIM 2026.
Il supporto tecnico non sostituisce gli atti e le responsabilità della scuola: l’Istituto definisce la propria procedura, informa gli interessati, verifica il fascicolo e decide come acquisire, firmare e conservare il verbale. CollegioCloud coordina il flusso; Belenios svolge la raccolta e lo scrutinio segreto.
Cosa può citare un dirigente
Cosa fa bene il registro elettronico
Il registro elettronico resta uno strumento importante della scuola: può essere usato per pubblicare comunicazioni, rendere disponibile la convocazione PDF e mantenere i canali istituzionali già adottati dall'istituto. CollegioCloud non richiede di abbandonarlo.
Cosa aggiunge CollegioCloud
Fascicolo unico
Convocazione, ODG, presenze, votazioni, verbale, allegati e audit restano collegati alla stessa seduta.
PDF scaricabili
La convocazione può essere generata in PDF e pubblicata anche sul registro elettronico, se la scuola lo prevede.
Flusso verificabile
Presenze, votazioni, report e documenti finali seguono una sequenza più facile da controllare e ricostruire.
Uso integrato
Quando usarli insieme.
Una scuola può usare CollegioCloud per preparare la seduta e generare la convocazione PDF, pubblicare il documento sul registro elettronico secondo le proprie abitudini, poi usare CollegioCloud durante la seduta per presenze, votazioni, verbale e fascicolo finale.
La seduta, l'ordine del giorno e la convocazione vengono costruiti in CollegioCloud.
La convocazione PDF può essere scaricata e pubblicata sul registro elettronico o usata nei canali previsti dalla scuola.
Verbale, registro presenze, report votazioni e allegati restano nel fascicolo digitale.
Domande frequenti sul confronto
CollegioCloud sostituisce il registro elettronico?
No. Il registro elettronico può restare il canale di pubblicazione e comunicazione adottato dalla scuola. CollegioCloud organizza seduta, presenze, votazioni, verbale e fascicolo digitale.
La convocazione può essere pubblicata sul registro elettronico?
Sì. CollegioCloud genera una convocazione PDF scaricabile, che la scuola può pubblicare sul registro elettronico o usare nei canali previsti dalla propria procedura.
Perché non bastano email e fogli di calcolo?
Email e fogli possono aiutare in singoli passaggi, ma tendono a disperdere evidenze, allegati, presenze, esiti di voto e verbale. CollegioCloud collega questi elementi nella stessa seduta.
CollegioCloud gestisce anche le votazioni?
Sì. Le votazioni palesi sono gestite direttamente nella seduta e producono report nominativi. Per il voto segreto CollegioCloud coordina Belenios, un’urna elettronica separata che cifra le schede, mantiene separati docente e scelta e restituisce risultato aggregato e riferimenti di verifica.
Perché il voto segreto richiede un’urna separata?
Perché non basta nascondere il nome in un elenco: occorre proteggere la scheda, impedire la correlazione tra identità e scelta, controllare apertura e chiusura e rendere verificabile lo scrutinio.
Belenios rende automaticamente conforme la votazione?
No. Belenios fornisce il componente tecnico per raccolta, cifratura, scrutinio e verifica. CollegioCloud coordina il flusso e il fascicolo; la scuola deve adottare la propria procedura, informativa privacy e modalità di conservazione, nel quadro delle indicazioni tecniche MIM applicabili.
La scuola deve accedere alla console tecnica Belenios?
No. L’integrazione viene gestita da CollegioCloud. La scuola opera nella propria piattaforma e i docenti ricevono il codice o collegamento personale necessario per votare.
Chi valida il verbale finale?
La verifica finale resta in capo agli organi e alle figure individuate dalla scuola. CollegioCloud produce supporti documentali e tracciabilità, ma non valida automaticamente gli atti.