Superadmin gestisce la piattaforma, Admin gestisce la scuola e Docente partecipa alle sedute e vota. Admin e Docente possono coesistere nello stesso account.
Fiducia operativa
Sicurezza, ruoli e privacy nella gestione del Collegio dei docenti.
CollegioCloud organizza sedute, presenze, votazioni e documenti con ruoli separati, audit log e controlli di sicurezza. La scuola resta responsabile delle proprie procedure, dei dati trattati e della verifica finale degli atti.
Le operazioni rilevanti producono documenti, report o eventi di audit collegati alla seduta e al fascicolo finale.
In breve su sicurezza, ruoli e privacy
- CollegioCloud usa tre ruoli applicativi semplici: superadmin di piattaforma, admin di scuola e docente votante.
- Ogni account può avere una sola sessione attiva, interrotta dopo 30 minuti di inattività e comunque dopo 12 ore.
- I ruoli privilegiati e le operazioni di voto richiedono una sessione verificata con Authenticator o passkey.
- Ogni voto palese e ogni rettifica restano nello storico append-only; una catena hash ne verifica l’integrità prima della chiusura.
- Le regole di quorum sono configurabili e vengono congelate con snapshot concatenati all’apertura e alla chiusura del voto.
- In caso di malfunzionamento, una votazione può essere sospesa, ripresa, annullata o ripetuta con motivazione, autenticazione forte e storico append-only.
- Solo gli admin possono importare elenchi docenti da CSV o XLSX; il file non assegna ruoli amministrativi.
- Le azioni rilevanti possono produrre eventi di audit utili a ricostruire operazioni, documenti e verifiche.
- La scuola resta titolare del trattamento dei dati gestiti nella piattaforma.
- Il GPS soft è un riscontro configurabile al momento dell’azione e non un tracciamento continuo.
- I PDF, i report e gli archivi ZIP sono supporti documentali da verificare secondo la procedura dell’istituto.
Ruoli applicativi e responsabilità
Admin scuola
Gestisce configurazione dell'istituto, utenti, ruoli, richieste docente, impostazioni di sicurezza e documenti della scuola.
Docente
Conferma la presenza, consulta le sedute disponibili e partecipa alle votazioni quando abilitato dalla scuola.
Superadmin
Gestisce aspetti di piattaforma e attivazione degli ambienti scuola, senza sostituire le responsabilità dell'istituto.
Figure organizzative
Presidente, segretario e scrutatore possono essere indicati nel verbale o nella procedura interna, ma non sono ruoli applicativi separati.
Cosa può citare un dirigente
Controlli tecnici principali
- Ogni scuola opera in un perimetro logico separato, con utenti, sedute, documenti e configurazioni distinti.
- L’importazione massiva da CSV o XLSX è riservata agli admin e non consente di assegnare ruoli amministrativi dal file.
- Le azioni rilevanti possono essere registrate in audit log per ricostruire le operazioni svolte.
- Authenticator o passkey sono obbligatori per i ruoli privilegiati e per le operazioni di voto; il server verifica che la sessione corrente abbia completato il secondo fattore.
- Le sessioni attive sono censite e revocabili; un nuovo login termina quello precedente, con timeout dopo 30 minuti di inattività e durata massima di 12 ore.
- Il voto palese conserva espressione iniziale e rettifiche come evidenze append-only concatenate; il sistema verifica la catena prima di chiudere e congelare il risultato.
- Il quorum strutturale e quello funzionale seguono regole configurabili; conteggi, aventi diritto, presenti e regole applicate sono congelati in snapshot immutabili all’apertura e alla chiusura.
- Sospensione, ripresa, annullamento e ripetizione richiedono motivazione e autenticazione forte; gli eventi sono concatenati, immutabili e riportati nel PDF.
- Il voto segreto è separato dal voto palese: schede e scrutinio restano nell’urna Belenios, mentre CollegioCloud acquisisce soltanto dati aggregati e riferimenti di verifica.
- I PDF e gli archivi ZIP sono strumenti di supporto documentale, da verificare e conservare secondo la procedura della scuola.
GPS soft
Riscontro operativo, non tracciamento continuo.
Se configurato dalla scuola, il GPS soft registra l'esito della richiesta di posizione nel momento dell'operazione: dentro il raggio configurato, fuori raggio, permesso negato o posizione non disponibile. Non effettua tracciamento continuo e non blocca automaticamente presenza o voto.
L'istituto decide se attivare il controllo e come leggere eventuali anomalie nella propria procedura interna.
Il dato serve come riscontro organizzativo, non come validazione automatica della presenza o della votazione.
Privacy e trattamento dei dati
Scuola titolare
L'istituto resta titolare del trattamento per i dati gestiti nella piattaforma e per le scelte organizzative collegate alla seduta.
Adacom responsabile tecnico
Adacom opera come responsabile del trattamento per le attività tecniche di erogazione e supporto, secondo gli accordi applicabili.
Documenti della scuola
Informative, verbali, registri, report e allegati devono essere verificati e conservati secondo le procedure deliberate dall'istituto.
Belenios gestito tecnicamente da Adacom
Per il voto segreto Adacom gestisce urna, API, account tecnico, posta tecnica e manutenzione. La scuola usa CollegioCloud, decide finalità e tempi di conservazione e non deve accedere alla console Belenios.
Bozza da personalizzare
L’informativa iniziale generata dalla piattaforma è un supporto redazionale: la scuola deve completarla, farla verificare dal RPD/DPO e pubblicare la versione approvata.
Limiti da dichiarare sempre
CollegioCloud offre supporto documentale, tracciabilità operativa e strumenti di produzione PDF. Non attribuisce automaticamente valore legale ai documenti prodotti, non sostituisce le decisioni degli organi scolastici, non valida automaticamente il verbale e non effettua tracciamento GPS continuo.
Domande frequenti su sicurezza e ruoli
Chi gestisce i ruoli in CollegioCloud?
Gli amministratori della scuola gestiscono account e ruoli dell’istituto. I ruoli separano amministrazione, presidenza, verbalizzazione, partecipazione docente e controllo dei report.
Chi può importare i docenti da file?
Solo gli amministratori della scuola possono usare l’importazione massiva da CSV o XLSX. L’import crea o aggiorna account docente e non consente di assegnare ruoli amministrativi dal file.
CollegioCloud traccia tutte le operazioni?
Le operazioni rilevanti possono produrre eventi di audit utili a ricostruire presenza, voto, documenti e azioni amministrative. L’audit supporta la verifica, ma non sostituisce le decisioni della scuola.
Come vengono protette le sessioni di accesso?
Ogni account può avere una sola sessione attiva. Un nuovo login revoca il precedente; la sessione termina dopo 30 minuti di inattività o, in ogni caso, dopo 12 ore ed è revocabile dagli amministratori.
Che cosa significa GPS soft?
GPS soft significa riscontro di posizione al momento dell’operazione, se configurato dalla scuola. Non c’è tracciamento continuo e il sistema non blocca automaticamente presenza o voto.
CollegioCloud supporta il voto segreto?
Sì. CollegioCloud è collegato all’urna esterna Belenios e il ciclo tecnico è stato collaudato end-to-end, dalla preparazione dell’urna allo scrutinio, download del risultato e archiviazione del fascicolo. CollegioCloud non raccoglie schede segrete né associazioni tra docente e scelta.
Chi è titolare del trattamento dei dati?
La scuola resta titolare del trattamento per i dati gestiti nella piattaforma. Adacom opera come responsabile tecnico per erogazione e supporto del servizio.
CollegioCloud attribuisce valore legale automatico ai documenti?
No. CollegioCloud produce supporti documentali, PDF e audit log. Il valore amministrativo o probatorio dipende dalle procedure deliberate dall’istituto e dalla verifica finale degli organi competenti.
I dati delle scuole sono separati?
Sì. CollegioCloud è multi-tenant: utenti, sedute, documenti, configurazioni e dati operativi sono separati logicamente per istituto.