Convocazione e ordine del giorno
La convocazione viene generata in PDF, resta collegata alla seduta e può essere scaricata per pubblicazione sul registro elettronico.
Esempio concreto
Che cosa resta alla scuola dopo una seduta gestita con CollegioCloud.
Il valore operativo di CollegioCloud non sta solo nella gestione della riunione, ma nel fascicolo finale: una raccolta ordinata di convocazione, presenze, votazioni, verbale, allegati e audit che la scuola può verificare e conservare secondo le proprie procedure.
Fascicolo seduta
Completo
Collegio dei Docenti - 18 giugno
Convocazione
Presenze
Votazioni
Verbale
Archivio ZIP
154presenti registrati
4report voto
9documenti finali
In breve sul fascicolo digitale
- Il fascicolo digitale è la raccolta ordinata dei documenti e dei riscontri prodotti durante una seduta.
- Convocazione PDF, registro presenze, report votazioni, verbale, allegati e ZIP finale restano collegati alla stessa seduta.
- I documenti demo non contengono dati reali e servono solo a mostrare la struttura del risultato finale.
- La scuola deve verificare dati, presenze, esiti, testo del verbale e allegati prima della conservazione.
- CollegioCloud organizza il fascicolo, ma non attribuisce valore legale automatico ai documenti prodotti.
Dentro il fascicolo
Documenti ed evidenze
Ogni elemento resta collegato alla stessa seduta, con una funzione precisa.
Registro presenze
Il registro documenta aventi diritto, presenti, assenti e riscontri operativi come codice aula e GPS soft se configurato.
Report votazioni
Ogni quesito collegato all'ordine del giorno può produrre un report nominativo con esiti e votanti.
Verbale editabile e PDF finale
Il verbale nasce da una bozza con dati della seduta, poi viene verificato e chiuso dagli organi competenti.
Allegati e materiali
I documenti di supporto restano associati alla seduta, evitando dispersione tra cartelle locali, email e fogli separati.
Archivio ZIP per anno scolastico
La scuola può scaricare un pacchetto ordinato con verbali, registri, convocazioni, report e allegati.
Le evidenze che restano nel fascicolo
Questi sono i principali documenti che la scuola può consultare, verificare e organizzare al termine della seduta.
Matrice funzione, documento, responsabilità
| Funzione | Documento prodotto | Responsabilità della scuola |
|---|---|---|
| Convocazione e ordine del giorno | Convocazione PDF e materiali allegati. | Verificare contenuti, canale di pubblicazione e rispetto della procedura interna. |
| Rilevazione presenze | Registro presenze PDF con eventuali anomalie e riscontri configurati. | Valutare conferme, assenze, ritardi, codice aula e GPS soft secondo le regole deliberate. |
| Votazioni | Report nominativi delle votazioni palesi collegati ai punti ODG. | Controllare diritto di voto, modalità palese o segreta, esito, riferimenti Belenios e verbalizzazione. |
| Verbale | Bozza editabile e PDF finale del verbale. | Correggere, approvare, firmare e conservare secondo ruoli e procedure della scuola. |
| Archivio | Fascicolo digitale e archivio ZIP della seduta o dell’anno scolastico. | Definire conservazione, accesso allo storico e uso dei documenti in eventuali controlli. |
Vista operativa
Una prova visiva riduce il dubbio prima dell'attivazione.
Dirigente e segreteria devono capire rapidamente se la piattaforma produce materiale utile, leggibile e ricostruibile. Questa struttura mostra il risultato atteso: PDF scaricabili, fascicolo ordinato e conservazione interna, senza promettere automatismi legali.
Convocazione.pdf
Generata dalla seduta e dall'ordine del giorno, scaricabile per il registro elettronico
Registro-presenze.pdf
Presenti, assenti, codice aula e riscontri configurati
Report-votazione-punto-3.pdf
Esito, aventi diritto, votanti e scelte espresse
Verbale-finale.pdf
Documento verificato secondo la procedura della scuola
Archivio-sedute-2025-2026.zip
Pacchetto scaricabile per conservazione interna
Definizioni operative
Schermate demo della seduta
Queste immagini sono mockup dimostrativi, non screenshot di una scuola reale. Mostrano stati e documenti tipici di una seduta senza esporre dati personali.
Dashboard seduta
Una vista rapida per controllare stato, presenti, quorum, punti ODG e azioni ancora da completare.
Convocazione PDF
Il documento può essere scaricato e pubblicato sul registro elettronico o nei canali previsti dalla scuola.
Rilevazione presenze
Conferme, assenze e anomalie restano leggibili prima della produzione del registro presenze.
Votazione
Ogni quesito resta collegato al punto ODG: il voto palese produce un report nominativo, quello segreto usa l’urna Belenios e restituisce dati aggregati.
Verbale e fascicolo
Verbale, report, registri e archivio ZIP compongono il fascicolo finale da verificare e conservare.
Esempi scaricabili
Questi file sono esempi dimostrativi, non riferiti a una scuola reale. Mostrano la struttura dei documenti che possono confluire nel fascicolo: la verifica, l'approvazione, la firma e la conservazione restano in capo alla scuola secondo le proprie procedure.
Convocazione
Documento generato dalla seduta e dall'ordine del giorno, scaricabile per eventuale pubblicazione sul registro elettronico.
Scarica esempioRegistro presenze
Riepilogo dimostrativo di aventi diritto, presenti, assenti e riscontri operativi come codice aula e GPS soft.
Scarica esempioReport votazione
Esempio di report nominativo collegato a un punto ODG, con votanti, scelte ed esito.
Scarica esempioVerbale
Bozza dimostrativa ricavata dai dati della seduta e dai documenti collegati, da verificare secondo procedura.
Scarica esempioFascicolo demo
Pacchetto dimostrativo con i quattro documenti PDF e un manifest, pensato per mostrare l'archivio finale.
Scarica ZIPChe cosa deve verificare la scuola
Il fascicolo digitale è una base documentale ordinata. Prima della conservazione finale, la scuola dovrebbe controllare dati della seduta, presenze, esiti di voto, testo del verbale, allegati e coerenza con la procedura interna deliberata.
Domande frequenti sul fascicolo digitale
Che cosa contiene il fascicolo digitale di una seduta?
Il fascicolo può contenere convocazione PDF, ordine del giorno, registro presenze, report votazioni, verbale, allegati, audit operativi e archivio ZIP per anno scolastico.
Come vengono documentate le presenze nel Collegio dei docenti?
Le presenze possono essere documentate con conferma del docente, codice aula temporaneo, eventuale riscontro GPS soft, audit operativo e registro presenze PDF. La scuola verifica eventuali anomalie secondo la propria procedura.
Quali documenti produce una seduta?
Una seduta può produrre convocazione PDF, registro presenze, report nominativi delle votazioni palesi, verbale editabile o PDF, allegati e archivio ZIP per anno scolastico.
Il fascicolo digitale sostituisce la verifica della scuola?
No. Il fascicolo organizza documenti e riscontri, ma la verifica finale resta in capo agli organi e alle figure individuate dalla scuola.
A cosa serve l'archivio ZIP?
L'archivio ZIP consente alla scuola di scaricare documenti e allegati della seduta o dell'anno scolastico in un pacchetto ordinato per conservazione interna.
I report di voto sono collegati all'ordine del giorno?
Sì. Le votazioni palesi sono collegate ai punti dell'ordine del giorno e producono report nominativi con esiti, votanti e scelte espresse.