Un unico ambiente per ridurre dispersione fra email, fogli di calcolo, documenti locali e PDF separati.
Percorso operativo
Dal primo avviso al verbale archiviato.
CollegioCloud organizza il Collegio dei docenti come una sequenza di passaggi controllabili: preparazione, convocazione, presenza, votazione, verbalizzazione e archivio finale.
Una traccia ordinata delle fasi critiche, sempre da validare secondo le procedure interne dell'istituto.
Le fasi della seduta
Attivazione scuola
Il referente richiede l'attivazione. L'ambiente scuola viene configurato con dati dell'istituto, ruoli e primo account amministratore.
Utenti e docenti
Gli admin gestiscono account, ruoli, richieste di iscrizione e importazione massiva dei docenti da CSV o XLSX. Gli utenti con ruolo docente sono gli aventi diritto alla seduta.
Seduta e ordine del giorno
L'Admin crea la seduta, definisce data, titolo e punti dell'ordine del giorno; eventuali riferimenti a presidente o verbalizzatore restano dati del verbale.
Convocazione
La convocazione viene generata dalla seduta e dall'ODG come PDF scaricabile, collegata al fascicolo e inviata via email solo se la scuola lo desidera.
Presenze
Durante la seduta i docenti confermano la presenza con codice aula temporaneo, dichiarazione esplicita ed eventuale GPS soft.
Votazioni
Ogni quesito è collegato a un punto ODG. Le votazioni palesi producono report nominativi; quelle segrete sono separate e affidate all’urna crittografica Belenios, con soli risultati aggregati in CollegioCloud.
Verbale
Il sistema produce una bozza editabile con dati della seduta, presenze, ODG, votazioni ed esiti da verificare.
PDF e archivio
Verbale, registro presenze, convocazione, report votazioni e allegati restano collegati e scaricabili anche in archivio ZIP per anno scolastico.
Che cosa conviene deliberare internamente
La tecnologia è più robusta quando la scuola definisce prima le regole d'uso. CollegioCloud fornisce una base documentale, ma la procedura resta dell'istituto.
- modalità di convocazione digitale e gestione dell'ordine del giorno;
- regole per conferma presenza, codice aula e gestione anomalie;
- eventuale uso del GPS soft e significato del relativo audit;
- criteri per le votazioni palesi e procedura specifica per eventuali votazioni segrete svolte tramite Belenios;
- ruoli applicativi di Superadmin, Admin e Docente, con eventuali riferimenti organizzativi riportati nel verbale;
- verifica, approvazione, firma e conservazione del verbale finale.
Domande operative
Come funziona il periodo di prova?
CollegioCloud è disponibile per una prova di 90 giorni. Prima della scadenza la scuola può attivare la licenza annuale; in assenza di licenza l’accesso resta in sola lettura.
CollegioCloud attribuisce automaticamente valore legale ai documenti?
No. La piattaforma offre supporto documentale, tracciabilità e produzione di PDF. Il valore amministrativo o probatorio dipende dalle procedure deliberate dalla scuola e dalla verifica degli organi competenti.
Che cosa significa GPS soft?
Il GPS soft registra l’esito della richiesta di posizione al momento dell’operazione, se configurato dalla scuola. Non effettua tracciamento continuo e non blocca automaticamente presenza o voto.
I docenti possono usare CollegioCloud da smartphone?
Sì. La piattaforma include una app web installabile dal browser per consultare sedute, confermare la presenza e partecipare alle votazioni disponibili.
Si possono importare massivamente i docenti?
Sì. Gli amministratori della scuola possono importare docenti da file CSV o XLSX. Il file crea o aggiorna account docente e non può assegnare ruoli amministrativi.
La scuola resta titolare del trattamento dei dati?
Sì. Per i dati trattati nella piattaforma l’istituto scolastico resta titolare del trattamento; Adacom opera come responsabile del trattamento per le attività tecniche di erogazione e supporto.
Si possono gestire votazioni segrete?
Sì. CollegioCloud coordina l’integrazione con l’urna esterna Belenios. Il ciclo tecnico è stato collaudato end-to-end: preparazione, apertura, raccolta, chiusura, scrutinio, download del risultato e archiviazione del fascicolo. Le schede restano separate e CollegioCloud conserva soltanto dati aggregati e riferimenti di verifica.
Che cosa produce il sistema a fine seduta?
La seduta può produrre verbale editabile, registro presenze, convocazione in PDF scaricabile, report nominativi delle votazioni palesi, allegati e archivio ZIP per anno scolastico.
La convocazione deve essere inviata per forza via email?
No. CollegioCloud genera una convocazione PDF scaricabile, che la scuola può pubblicare anche sul registro elettronico. L’invio email resta opzionale.
Chi approva l’iscrizione dei docenti?
Il docente invia una richiesta di iscrizione alla propria scuola. L’accesso viene attivato solo dopo l’approvazione di un amministratore dell’istituto.
Serve installare una app dagli store?
No. CollegioCloud include una app web installabile dal browser, senza passare da App Store o Play Store.
Come si rafforza la validità operativa della piattaforma?
La scuola dovrebbe approvare una procedura interna che disciplini convocazione, presenze, codice aula, GPS soft, votazioni palesi, controllo dei report, verbale e conservazione.